Sistemi di segnalazione delle violazioni Whistleblowing
La società THE DIGITAL BOX SPA adotta un sistema interno di segnalazione di atti o fatti che possono costituire violazioni di norme disciplinanti l’attività societaria o altre condotte illecite whistleblowing
Chi può effettuare una segnalazione
Le disposizioni del Decreto Legislativo n. 24 del 21 Marzo 2023 hanno ampliato la platea dei possibili segnalanti, per cui possono effettuare una segnalazione whistleblowing:
– i lavoratori dipendenti e i lavoratori autonomi che svolgono hanno svolto la propria attività lavorativa presso la società;
– i liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la società
– i volontari tirocinanti retribuiti non retribuiti che prestano le proprie attività presso la società
– gli azionisti persone fisiche della società
– le persone con funzioni di amministrazione di elezione e controllo vigilanza o rappresentanza presso la società o anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatt.
Il nuovo decreto definisce ed estende le violazioni che possono essere segnalate in comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della società e che consistono in illeciti amministrativi, contabili civili o penali ecc
Si riportano di seguito le principali norme la cui violazione può, pertanto, essere oggetto di segnalazione:
-norme in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
-Modello di Organizzazione e Gestione ex D.Lgs.n.231/2001;
-norme leggi regolamenti codici di comportamento o altre disposizioni aziendali o sanzionabili in via disciplinare ecc
Il canale whistleblowing non è destinato alla segnalazione di reclami o per inoltrare richieste ed evidenze di natura commerciale, nonché controversie riguardo il rapporto di lavoro.
Il segnalante viene tutelato da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.
Come effettuare una segnalazione
E’ possibile inviare le segnalazioni whistleblowing utilizzando gli specifici canali di seguito indicati.
La segnalazione deve consentire l’identificazione del segnalante (nome e cognome rapporto con l’azienda e recapiti per il contatto) e deve contenere una circostanziata descrizione dei fatti e dei comportamenti considerati in contrasto con la normativa indicando, ove è possibile, anche i documenti, le regole che si considerano violate e gli altri riscontri utili a condurre l’accertamento sui fatti contestati. Il segnalante ha infine l’obbligo di dichiarare se ha un interesse personale. Il responsabile della direzione compliance antiriciclaggio (se nominato o altro soggetto aziendale cui è conferito il compito di responsabile whistleblowing) quale soggetto responsabile di sistema interno di segnalazione delle violazioni è il soggetto incaricato di assicurare il corretto svolgimento del processo.
Canali interni alla società
La società ha definito specifici canali di segnalazione di seguito riportati:
-mail al responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni allo specifico indirizzo di seguito indicato ANTIMO LEONE : tdbwhistleblowing@thedigitalbox.com
-Posta ordinaria mediante comunicazione in via busta chiusa indirizzata alla sede Operativa della società THE DIGITAL BOX SPA indirizzata al responsabile di sistema interno di segnalazione delle violazioni WHISTGBLOWING.
– colloquio personale su richiesta della persona segnalante mediante un incontro diretto con il responsabile dei sistemi interni di segnalazione, con il soggetto individuato quale responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni ovvero al soggetto individuato quale canale alternativo. Il segnalante può inoltre richiedere, per il tramite dei due canali sotto indicati, un incontro finalizzato ad effettuare la segnalazione.
I dati personali e le informazioni acquisite con le segnalazioni saranno trattati dalla società THE DIGITAL BOX SPA in veste di Titolare del trattamento per la relativa gestione saranno conservati non oltre 5 anni dall’esito finale della procedura ed ha quale base giuridica l’adempimento di un obbligo di legge.
Canali esterni alla società
In via prioritaria i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare i canali interni e, al ricorrere di determinate condizioni possono effettuare una segnalazione esterna direttamente alle autorità competenti.
E’ possibile effettuare una segnalazione esterna, per l’Italia all’Autorità Nazionale Anticorruzione ANAC, se ricorre, al momento della sua presentazione, una delle seguenti condizioni:
– non è prevista nell’ambito del contesto lavorativo l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo non è attivo o anche se attivato non è conforme alla normativa esterna;
– ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito dopo aver seguito si intende la l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
– ha fondato i motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
– ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o pari o palese il pubblico interesse la segnalazione.
Le segnalazioni esterne possono essere effettuate secondo le modalità previste sul sito istituzionale dell’ente www.anticorruzione it
